Aveți numerar neîncasat ascuns în organizația dumneavoastră?
Articol de Caroline Sherman Perez
Probabil că aveți. Problemele legate de creanțe sunt universale și nediscriminatorii – afectând organizații de toate dimensiunile, atât publice, cât și private. Chiar și companii multinaționale de miliarde de dolari se confruntă cu probleme legate de creanțe și colectare – iar problema este amplificată în cazul lor, reprezentând milioane de dolari neîncasați.
Mai ales dacă firmele au crescut prin achiziții, acestea au adesea un mozaic de politici, practici și sisteme.
Abordarea problemelor interne legate de creanțe și colectare este esențială pentru îmbunătățirea colectărilor, reducerea zilelor restante de vânzări (DSO) și optimizarea capitalului de lucru.
Bariere în calea succesului colectării creantelor
Deși creanțele învechite sunt adesea atribuite clienților „răi”, adevărul este că principalele bariere în calea succesului colectărilor pot fi din interiorul unei organizații. Colaborarea noastră cu companiile pentru a le rezolva problemele legate de fluxul de numerar a identificat probleme și scenarii comune de colectare care pot ascunde sub suprafața operațiunilor unei companii. Acestea sunt câteva dintre cele mai răspândite practici greșite:
- Lipsa standardizării practicilor de credit
Companiile adesea nu au controale de credit standardizate, în schimb, care să evidențieze activități importante, cum ar fi modul în care este emis creditul, când sunt inițiate sau eliberate reținerile de credit și cerințele pentru revizuirile regulate ale conturilor. Este necesară o politică globală de credit pentru a aduce standardizarea. O politică prezintă în detaliu modul în care aceste tipuri de activități sunt desfășurate în întreaga organizație.
- Termeni „Plătește când plătești”
Practica „plătești când plătești” – adică permiterea unui client, de obicei un distribuitor, să plătească pentru bunuri odată ce acestea sunt vândute – este relativ comună în unele industrii, cum ar fi industria prelucrătoare, dar este o practică greșită de flux de numerar pe care o sfătuim. Am văzut cazuri în care o companie a avut o cantitate semnificativă de creanțe implicate în aceste acorduri, dar conturile clienților au prezentat termeni standard. Acest lucru nu numai că creează confuzie în colectare, dar scade controlul DSO (Distributed Debt Occupational Account – Ocuparea Debitelor).
- Conturi „do-no-call” (nu apelați)
O altă practică problematică, mult prea frecventă, este atunci când companiile lasă departamentul de Vânzări să preia responsabilitatea colectării creanțelor de la anumite conturi ale clienților, împiedicând astfel organizația de colectare să colecteze în numele companiei. Aceste aranjamente sunt pline de conflicte și alte preocupări și sunt rareori benefice pentru companie. În plus, conturile „do-no-call” au de obicei cel mai mic succes în colectare.
- Vina atribuită greșit recuperatorilor
Este firesc ca recuperatorii să fie cei mai vinovați pentru creanțele restante, când, în realitate, eforturile lor sunt adesea sabotate de probleme extrabursiere în amonte, care fac ca unele creanțe să fie fundamental nerecuperabile. Scenariile de „prefacturare” – în care clienții sunt facturați prematur pentru servicii sau bunuri care nu au fost expediate sau primite – sunt un exemplu al modului în care recuperatorii pot fi predispuși la eșec din cauza unor practici nepotrivite în alte părți ale organizației.
- Aranjamente cu „termeni dubli”
O altă practică comună, dar dăunătoare pentru creanțele dumneavoastră de plată (CV) sunt acordurile cu „termeni dubli”, prin care termenii de plată standard ai clientului pot fi neți la 30 de zile, dar se fac aranjamente suplimentare pentru a permite clientului să plătească în rate sau orice alt contract negociat cu termeni neți excepționali. Aceste acorduri sunt adesea verbale și tind să apară atunci când Vânzările își asumă responsabilitatea pentru colectarea de la anumiți clienți – un alt motiv pentru a interzice practica de către Vânzări a preluării funcției de colectare.
- Clienții care nu primesc facturi
Este adevărat. Uneori, problemele CV provin din ceva fundamental, cum ar fi pur și simplu faptul că clientul nu primește facturi. Acest lucru se poate întâmpla atunci când companiile facturează clienții printr-un portal, dar facturile sunt respinse de portalul clientului, posibil din cauza sintaxei, a lipsei câmpurilor obligatorii sau a altor neconformități. Adesea, aceste probleme nu sunt ușor de detectat, ceea ce înseamnă că nu numai că aveți CV restante, dar nici măcar nu știți că clientul nu a primit factura.
Trecem printr-o perioada economica cu mai multe semnale de potentiala criza economica:
Studiu de caz al unui producator: Am colaborat cu un producător global care operează în 50 de țări pentru a elibera un flux de numerar de 200-300 de milioane de dolari din soldurile sale de creanțe la nivel global. Am recuperat peste 33 de milioane de dolari din creanțe de la clienți cu restanțe de peste 120 de zile în primele 16 săptămâni ale inițiativei (80 de milioane de dolari în total); am recuperat 19 milioane de dolari din rezervele pentru creanțe neperformante, concentrându-ne pe articolele foarte învechite; și am dezvoltat o foaie de parcurs pentru îmbunătățiri durabile care vor fi implementate pe parcursul a mai multor luni. Mai mult, cu numerarul pe care i-am ajutat să îl obțină, inițiativa a permis companiei să realizeze o rentabilitate a investiției de peste 700%.
Aceasta este valoarea atemporală a optimizării procesului de la comandă la încasare. Este o optiune strategica care creeaza avantaj competitional prin:
· Atragerea de numerar ascuns
· Transformarea creanțelor neperformante înapoi în profit
· Crearea unui cadru pentru o schimbare durabilă
